A projektek egyik legfontosabb része a projekt követése és elszámolása. Értelem szerűen a projekt tervezésének a sikerességét az mutatja meg, hogy mennyire sikerült azokon a kereteken belül maradni, amiket megbecsültünk.
Agile módszertanban ez sokkal lazábban van kezelve, hiszen ott a sprint tervezésének periodicitásával alakulhatnak a projekt feladatai. A tradícionális projekt management már sokkal kevésbé elnéző, ezért ott sokkal alaposabban körbe kell járni a projekt megvalósulásának a feltételeit, rizikóit, végrehajtóit.
“Csak egy kis extra információ a kontextushoz.”
Ahhoz, hogy követhető legyen egy folyamat, ahhoz meg kell határozni, hogy milyen pontokat vizsgálunk, amit viszonyítási alapként használhatunk az ellenőrzéshez. Ezért is hívják ezt visszamérésnek. Ezek a pontok viszont sokszor nem triviálisak és egymással bonyolult kapcsolatban tudnak állni.
Ennek a vizuális megjelenítése nem kis fejtörést jelentett számomra kezdő projektmenedzserként.
Akkor még nem tudtam, hogy projektmenedzser vagyok, csak azt tudtam, hogy vannak ügyfeleim, akiknek számot kell adnom a kampányuk, vagy projektjük alakulásáról és van egy csapatom, akiknek mérni és tervezni kell a munkájukat.
Ennek a problémának a megoldása vezetett végül ahhoz, hogy mélyebben megismerjek különböző projekt és folyamat terverzési és irányítási módszertanokat, keretrendszereket, ugyanis ezek olyan logikai szabályrendszereket építenek fel, hogy bizonyos mérési pontokkal el lehessen számolni.
Sprint Burndown Chart
Az egyik legegyszerűbb diagram, ami segítette számomra a megértést és aminek a vonalán el tudtam indulni azon az úton, ami később a csapataim irányításának a sikeréhez vezetett az a “Sprint Burndown” diagram (azaz, “sprint leégés” diagram) volt.
Egy sprint egy rövid időintervallumot (“timebox”-ot) jelöl, ami 1-től maximum 4 hétig terjedhet.
“Sprint” jelentése
Ez a diagram az alábbi mérési pontokból áll össze:
- A sprint kezdetének a dátuma
- A sprint végének a dátuma
- A feladat lezárásának becsült dátuma
- A feladat lezárásanak dátuma
- A feladatok száma
Vizuálisan pedig így néz ki:
Ha megvizsgáljuk a diagramot, akkor az alábbi történet rajzolódik ki előttünk:
- A sprint 2021.08.13 -n indult, és 10 munkanapot foglal magába, tehát a vége 2021.08.27-n lesz vége.
- 23 feladatot terveztünk erre a két hétre.
- Átlagosan napi 2 feladatot kell teljesítenünk ahhoz, hogy a sprint végén elkészüljünk mindennel, amit beterveztünk.
- Mi úgy terveztünk, hogy a feladatok bonyolultságából fakadóan a bonyolultabbakat az első hétben le tudjuk zárni, így a második héten a triviálisabb feladatokkal fogunk foglalkozni. Úgy ítéltük meg, hogy így teljesíthető az összes sprintbe tervezett feladat.
Hogy alakult végül?
- Az első napon egy feladatot kellett volna lezárnunk, de felmerült valami, ami miatt aznap mégsem jutottunk a végére, de hétfőn ezzel kezdtük és rendben átadtuk.
- Azonban hétfőn a Termékmenedzsernek eszébe jutott valami, amit pénteken elfelejtett, ezért a sprintünknek a terjedelme két feladattal bővült, így hiába zártunk le egyet, 22 feladat helyett 24 feladatunk lett. A két új feladatot előre kellett venni, ezért amit a hétre terveztünk háttérbe szorult.
- A két új feladat megoldása nem volt triviális, de szerdára elkészültünk velük, azonban hiába zártuk le őket, 4 probléma merült fel velük kapcsolatban, ami 26-ra növelte a folyamatban lévő feladatok számát.
- Ezeket szerencsére hamar sikerült kijavítani, így le tudtuk csökkenteni a feladatlistát 23 feladatra, pénteki nap végére pedig 18 feladat maradt a listában.
- Ezen a ponton már tudtuk, hogy nem fogjuk teljesíteni a sprintet, hiszen a tervezetthez képest 6 új feladattal bővült a sprint terjedelme.
- Keddre felmerült még két új feladat, így a sprint végére azok a feladatok, amik eredetileg üzleti prioritással rendelkeztek végül nem kerültek sorra.