Probléma
A szabadságolási időszakban gyakran jelentkeznek váratlan változások. Ha nincs naprakész tudásbázis, a csapat nehezen találja meg a szükséges információkat, és a munkafolyamatok akadoznak.
Példa a gyakorlatból
Ezen a héten a változáskezelés fontossága került előtérbe. Igaz, hogy ez minden héten előkerül, azonban ezen a héten kimagasló jelenléte volt. A szabadságolások időszakában ez gyakran megtörténik.
Többször jött szembe velem egy kollégám által hátra hagyott memó, amiben felkészült a lehetséges változásokra. Leírta, hogy mi fut, milyen függőségek lehetnek, ki-miért felelős és hogyan járjunk el a távollétében.
Ha minden információ benne lett volna az átadás-átvételi üzenetében, akkor valóban, de ez a jó, egy megfelelően formularizált cégműködésben. Csak a legfontosabbakat kell leírnod, mert minden megoldáshoz szükséges információ rendelkezésre áll. Így tehát egy picit hazudtam a mondókám elején, mert valójában csak annyi üzenetet hagyott hátra, hogy mik futnak nála és hogy mit tervezett arra a hétre, amíg távol van. Minden más információ rendelkezésre áll a csapat működésének a kézikönyvében, ami elérhető egy központi tudástárból.
Megoldás
Hogy ki ennek a tudástárnak a kurátora? Természetesen jómagam és büszke is vagyok rá. Szóval a héten szembesültem vele, hogy ha ez a tudásbázis nem állna rendelkezésre, akkor fejvesztett csirkékként szaladgáltunk volna az irodában.
Hol egy tesztkörnyezet esett el, hol egy projektcsapat nem állt rendelkezésre, mert mindenki szabadságon volt, hol egy kolléga vált passzívvá, mert a héten ő nem akart az én csapatom problémájával foglalkozni.
Mivel ezeket folyamatosan frissítjük, az átadás-átvételi üzenetekben elég csupán a változásokat jelezni.
Tanulság
A központi tudástár nélkül ezen a héten fejvesztve kerestük volna a megoldásokat. Mivel azonban minden lényeges információ naprakészen elérhető, a csapat a szokásos ritmusban dolgozott tovább, a szabadságok ellenére is.
A hatékony változásmenedzsment alapja, hogy minden kritikus információ egy helyen, strukturáltan rögzített:
- Felelősök – kihez fordulhatunk egy-egy szolgáltatás vagy komponens kapcsán.
- Függőségek – mely rendszerekre támaszkodik egy adott folyamat.
- Ökölszabályok – hiba vagy kiesés esetén követendő eljárások.